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El ABC como elemento crítico en la toma de decisiones

Cada uno de nosotros toma una gran cantidad de decisiones todos los días de nuestras vidas, desde que decidimos levantarnos de la cama hasta que nuevamente decidimos volver a dormir. El ámbito laboral no se encuentra la margen de esta necesidad y esta realidad. Aunque, luego de ejecutarlas, algunas decisiones parece mejor no haberlas tomado.

Esto es porque decidir siempre supone un riesgo. Ya sea algo insignificante como decidir donde cenar, o algo más riesgoso como decidir en qué acciones colocar nuestros capitales o decidir qué productos abastecernos, en qué momento y en qué cantidad, lo mismo para lanzar una orden de producción. Sin embargo, mientras mayor es el riesgo, suelen haber herramientas y metodologías de trabajo destinadas a poder aplacarlo y disminuirlo, aunque nunca hacerlo desaparecer.

Una herramienta simple, aunque un tanto desaprovechada, es el Análisis ABC, Diagrama de Pareto o Análisis 80/20. Aplicado en la Economía por Josep Juran, este método toma el nombre en base a las investigaciones realizadas por el también economista Vilfredo Pareto, y el método sostiene en una línea básica, que el “20% de los elementos explican el 80% de las situaciones” y todas sus derivaciones dentro de sus campos de aplicación.

Hasta aquí lo que todos sabemos. Sin embargo, cuándo uno va más allá de este punto es cuando la herramienta toma naturalmente su lugar y función real de reducción de riesgo para la toma de decisiones. Esto es así porque en su resultado, cualquier análisis ABC nos demostrará exactamente en qué puntos debemos enfocar nuestros esfuerzos y nuestros recursos. Nos da respuestas y nos enseña el camino cuando antes se tenían dudas sobre qué decisión tomar.

En la práctica, este análisis me ha ayudado a tomar decisiones muy exitosas en áreas como Calidad, Mantenimiento, Planificación de Producción, Gestión de Compras, Diagramado de redes logísticas y Gestión de Inventarios. Una sola herramienta para dominar los sectores más importantes de cada empresa.

Para hacer un buen Análisis ABC que nos permita tomas las mejore decisiones debemos:

  1. El primer paso es el más importante de todos, mucho más que la metodología de cálculo. Aquí se definirá si nuestro análisis será exitoso o no. Podría considerarse como el punto clave o el secreto del análisis. Lo primero que debemos hacer es determinar las principales variables que afectan a nuestro objetivo, para poder hacer un análisis cuantitativo de cada una y saber en qué medida representan nuestro motivo de análisis. Por ejemplo,
  • En Calidad pueden ser tipos de defectos, ubicación de los defectos en los productos, lugar donde se producen, tasas de retrabajo de máquinas, entre otras cosas.
  • En Mantenimiento pueden ser cantidad de roturas por máquina, tiempo medio de reparación, tiempo medio para la rotura, criticidad en producción medida por el nivel de utilización de capacidad, valor de reposición de mercado, tiempo de entrega de repuestos, costo de repuestos, entre otros elementos.
  • En Gestión de Compras puede ser costo anual invertido por material, cantidad de veces que se usa, cantidad que se usa (nótese la diferencia con el anterior elemento), dificultad de adquisición.
  • Para la Producción, que se debe basar en las ventas, Ingresos por producto, Ganancias por producto (nótese la diferencia con el anterior), volumen o unidades totales de venta, cantidad de veces que se vente, lote medio de venta.
  1. Cada elemento que se vaya a analizar debemos contar con datos históricos para poder evaluarlos cuantitativamente.
  2. Realizamos la ponderación cuantitativa midiendo el peso individual sobre la suma total, dejando los que tengan más peso en el tope de la tabla y los que de menor peso en el fondo de la misma.
  3. Separación en categorías A/B/C, o todas las categorías que se necesiten por cada variable individual.
  4. Cruzamos las variables para obtener un resultado único de separación de grupos en la ponderación. Por ejemplo, para definir mi planificación de producción tuve que cruzar 56 ABC individuales por la medición de múltiples variables en múltiples categorías.

Tendremos entonces como resultado los elementos más representativos de nuestro análisis, separados de aquellos que no lo son. Por lo tanto, estamos en condiciones de definir un marco de trabajo, acción y decisión para cada uno de los productos o elementos que trabajamos. Sabemos ahora sobre qué máquinas trabajar, qué defectos buscar eliminar primero, qué productos producir primero, sobre dónde enfocar los esfuerzos de ventas, qué productos debemos garantizar el abastecimiento y las compras y en qué medida, entre muchas otras cosas más que pueden ser definidas mediante un simple análisis ABC. Nada más, ni nada menos.

 

Ing. Federico García Montes.

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